Legal secretary

法定秘書

香港政府規定香港有限公司必須有一名香港法定秘書,法定秘書由香港本地自然人或法人擔任。 提供法定秘書的同時,一般還提供注冊地址和處理政府來往文件。

法定秘書相等于海外人士在香港的代言人,必須由香港居民或公司擔任,方便政府聯系和處理政府的往來文件。法定秘書對公司沒有直接的控制權或擁有權,但如果公司發生問題,法定秘書是要擔當一定責任的。


法定秘書通常有以下幾項責任:

(1) 參加股東大會和董事會,編寫會議記錄;

(2) 在董事會的指示下,簽發通知給有權出席股東大會和董事會的所有人士;

(3) 秘書有時應加簽文件和蓋章;

(4) 處理股權轉讓事宜;

(5) 保存會議記錄、股東名冊、董事和秘書名冊、抵押名冊;

(6) 按規定向公司注冊處提交有關文件,例如年度報表,更改董事或股東的通知等。

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編制及呈送公司的周年申報表

編制周年大會的會議記錄及其他相關檔

編制與董事變更、股份轉讓及注冊辦事處更改事宜相關的會議記錄及檔

準備并遞交改變公司的資本結構的檔,如股票拆細、合并及重新分類

因應公司的個別需要翻閱及草擬合適的組織章程大綱及章程細則

籌劃、出席并記錄董事及股東之決議

協助和編制與公司進行成員自動淸盤及撤銷公司注冊相關的檔

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法定秘書的常見問題

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